Todas as matérias

O processo administrativo de prestação de contas continha os documentos que, à primeira vista, pareciam suficientes. Havia o relatório final de execução, havia a consolidação das despesas realizadas e havia também um parecer técnico recomendando a aprovação da prestação de contas.

Uma decisão robusta não depende apenas de um ato formal. Ela depende da coerência entre as etapas que a antecederam. Depende de que seja possível compreender o caminho percorrido, identificar responsabilidades, reconhecer fundamentos técnicos e reconstruir o raciocínio institucional.

Um documento isolado não sustenta uma decisão se ele não preserva o contexto em que foi produzido, se não mantém vínculo claro com a atividade que o originou, se não permite identificar autoria, data, versão, percurso e relação com outros registros. Evidência documental não é apenas um objeto registrado; é uma relação estruturada entre ação, agente, tempo e sistema.

A incorporação de plataformas digitais de comunicação instantânea ao cotidiano das organizações alterou significativamente a dinâmica decisória. Ambientes informais de mensagens tornaram-se espaços frequentes de alinhamento, discussão e deliberação entre gestores.

Para que um documento funcione efetivamente como evidência, ele precisa reunir atributos específicos: autenticidade, integridade, confiabilidade e contexto.

Há uma responsabilidade implícita em publicar ideias, estruturar séries, propor análises críticas. Não se trata apenas de produzir conteúdo. Trata-se de assumir compromisso com aquilo que se defende.

Quando a organização passa a enxergar a informação como ativo estratégico — e não apenas como objeto de controle — ocorre uma mudança de patamar. A gestão documental deixa de ser suporte administrativo e passa a integrar o núcleo da gestão.

A série Autópsia da Informação nasce justamente desse paradoxo: documentos presentes, sistemas operantes e, ainda assim, falhas graves na sustentação da decisão. Nesta primeira autópsia, analisa-se um caso em que um documento decisório — a ata de um comitê diretor — revelou-se incapaz de cumprir sua função probatória no momento em que mais foi exigida.

A ISO 26122 ocupa um lugar singular no conjunto de normas ISO aplicadas à gestão de documentos e à governança da informação. Diferentemente de normas que partem diretamente do documento, essa norma desloca o olhar para os processos de trabalho, reconhecendo que é neles que os registros nascem, circulam e adquirem valor como evidência das atividades organizacionais.

A ISO 18829 enfatiza que a confiabilidade de um repositório digital não pode ser presumida. Ela precisa ser demonstrada por meio de evidências, testes e análises que considerem aspectos como governança, políticas institucionais, infraestrutura tecnológica, segurança da informação, gestão de riscos, processos de preservação e controle de metadados.

No âmbito da governança da informação, a ISO 17068 contribui para a maturidade organizacional ao oferecer parâmetros claros para a seleção, avaliação e monitoramento de repositórios digitais de terceiros. Sua adoção permite reduzir riscos relacionados à perda de informação, falhas de segurança, descontinuidade de serviços e fragilidade probatória dos documentos digitais.

O modelo OAIS parte do princípio de que preservar não é apenas armazenar dados, mas garantir que a informação permaneça acessível, compreensível, autêntica e utilizável por uma comunidade designada, mesmo décadas após sua produção.

Colocar-me no mundo como consultora, hoje, é um gesto de abertura consciente. É apresentar o que foi construído com método, respeito e intenção, sem pressa de chegar a algum lugar específico.

A norma enfatiza que a implementação do Sistema de Gestão para Documentos deve considerar o contexto organizacional, incluindo fatores internos e externos, requisitos legais e regulatórios, necessidades das partes interessadas e objetivos estratégicos da instituição.

Essa norma posiciona a gestão de documentos dentro da lógica dos sistemas de gestão reconhecidos internacionalmente, aproximando-a de modelos como a ISO 9001 e a ISO 27001. Com isso, a gestão documental deixa de ser uma atividade isolada ou meramente operacional e passa a integrar o planejamento estratégico, a gestão de riscos e os processos de tomada de decisão organizacional.

A ISO 30300 introduz a lógica dos sistemas de gestão, aproximando a gestão de documentos das práticas consolidadas de governança organizacional.

A ISO 23081-3 é uma norma essencial para organizações que buscam maturidade na gestão de documentos, pois apresenta diretrizes claras para avaliar conjuntos de metadados utilizados na descrição, controle e uso de documentos arquivísticos. Ela não trata apenas da criação de metadados, mas da capacidade de verificar se eles realmente cumprem sua função dentro dos sistemas e processos institucionais. Em outras palavras, a norma ajuda organizações a entender se as estruturas de m

A Arquivologia sempre me ensinou que processos sólidos não se constroem às pressas... Ao olhar para minha própria trajetória, percebi que seria incoerente aplicar ao meu trabalho um ritmo diferente daquele que sempre defendi na teoria e na prática.

A ISO 23081-2 é o elo que aproxima teoria e prática, transformando princípios em modelos aplicáveis, adaptáveis e conectados às demandas contemporâneas da gestão documental.

Ao adotar a ISO 23081-1, organizações fortalecem não apenas a recuperação da informação, mas também a integridade dos documentos, a transparência institucional e a sustentabilidade da gestão documental no longo prazo.