O que é um documento de arquivo?

Um documento arquivístico é aquele produzido ou recebido por uma entidade coletiva — seja pública ou privada —, por uma pessoa ou família, no exercício de suas atividades. Esses documentos podem existir em formato digital ou não digital e refletem as ações, decisões e relações que compõem o cotidiano de quem os produz.

No contexto institucional, podem assumir a forma de um e-mail, relatório ou ata de reunião. Já no âmbito pessoal, exemplos incluem cartas, receitas, registros profissionais, como o da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) ou o do Conselho Regional de Medicina (CRM), entre muitos outros que testemunham a trajetória de indivíduos e organizações.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

E como saber se um documento é realmente arquivístico?

Algumas perguntas são mais simples de responder do que outras — e esta é uma delas. Para que um documento seja considerado arquivístico, ele precisa reunir um conjunto de características fundamentais. São elas: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto, ação e participação dos agentes de produção.

Essas características se aplicam a todos os documentos arquivísticos. Entretanto, sua manifestação pode variar conforme o suporte — digital ou não digital. Neste primeiro post (1 de 3), vamos tratar de duas delas: forma fixa e conteúdo estável.

Forma fixa

A forma de um documento é tanto física — isto é, referente à sua composição externa, como suporte, tinta ou tipo de papel — quanto intelectual — relacionada à sua estrutura interna, como saudação, preâmbulo ou disposição do texto. Os primeiros correspondem aos elementos extrínsecos, enquanto os segundos dizem respeito aos elementos intrínsecos.

Nos documentos digitais, essa característica se manifesta de maneira distinta. O documento digital é composto por sequências lógicas de bits que se separam quando o arquivo é fechado. Assim, o que visualizamos ao abri-lo novamente é uma reprodução do original, gerada a partir dessas instruções eletrônicas — e não o mesmo objeto físico, como ocorre com documentos não digitais.

Os elementos extrínsecos podem ser mutáveis, exigindo avaliação constante por meio de metadados, fluxos de processamento e, em situações mais rigorosas, de hashes, que garantem a integridade e autenticidade do documento.Já os elementos intrínsecos demandam uma nova interpretação. Conforme demonstrou o projeto InterPARES, a autenticidade dos documentos digitais não pode mais residir apenas no contexto de produção, pois seus componentes — conteúdo, estrutura e forma — não estão intrinsecamente ligados. Assim, os elementos intrínsecos devem permanecer imutáveis, enquanto muitos dos antigos elementos extrínsecos — como formato, assunto ou data de recebimento — podem assumir funções dinâmicas ou estáticas, sendo expressos nos metadados ao longo de todo o ciclo de vida do documento.

Conteúdo estável

No contexto do projeto InterPARES, o conteúdo estável é compreendido como aquele que permanece inalterado ao longo do tempo, preservando a mesma mensagem, estrutura e relações documentais estabelecidas no momento de sua criação. Essa estabilidade garante que o documento continue representando fielmente o ato, fato ou decisão que lhe deu origem.

Nos documentos digitais, essa característica assume uma dimensão distinta: o conteúdo pode ser considerado estável mesmo quando sua manifestação visual se modifica — por exemplo, em migrações de formato ou diferentes modos de exibição — desde que suas informações essenciais e relações internas permaneçam preservadas.

É importante destacar que nem todo conteúdo digital é necessariamente estável. Em ambientes dinâmicos, como bancos de dados, sistemas de informação ou documentos gerados “sob demanda”, o conteúdo pode se modificar constantemente. Nesses casos, a estabilidade só é garantida por estratégias específicas de captura, registro de metadados e preservação digital, de modo que o documento possa ser autenticado e reconstituído fielmente quando necessário.

No próximo post, vamos explorar outras características essenciais dos documentos arquivísticos: a relação orgânica e o contexto. Abordaremos como os documentos se conectam às atividades e processos que lhes deram origem, refletindo a organização e a função de quem os produziu, e como essa conexão garante a autenticidade e utilidade dos registros ao longo do tempo