ISO/TR 21946: a avaliação documental como base para decisões seguras

A avaliação documental é uma das etapas mais sensíveis e estratégicas da gestão de documentos. É por meio dela que se definem prazos de guarda, destinações e critérios que sustentam decisões administrativas, legais e arquivísticas ao longo do tempo. Nesse contexto, a ISO/TR 21946 surge como uma referência fundamental ao oferecer diretrizes internacionais para a realização do appraisal de documentos de arquivo.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

A ISO/TR 21946 não é uma norma de requisitos, mas um relatório técnico que complementa a ISO 15489-1, aprofundando a discussão sobre como avaliar documentos de forma sistemática, coerente e alinhada às funções institucionais. Seu foco está em orientar organizações na identificação do valor dos documentos, considerando não apenas aspectos administrativos imediatos, mas também riscos, responsabilidades e impactos de longo prazo.

Um dos principais aportes da norma é reforçar que a avaliação documental deve estar intrinsicamente relacionada às funções, atividades e processos da organização. Documentos não existem de forma isolada; eles são produzidos como evidência de ações concretas. Avaliá-los implica compreender o contexto em que foram criados, os requisitos legais e regulatórios envolvidos, os riscos associados à sua manutenção ou eliminação e o valor que podem assumir ao longo do tempo.

A norma destaca que a avaliação precisa ser tratada como um processo contínuo e documentado, integrado à gestão de documentos desde sua criação. Isso significa que decisões sobre prazos e destinação não devem ser tomadas apenas ao final do ciclo de vida, mas consideradas desde o planejamento dos sistemas, das políticas e dos fluxos informacionais. Essa abordagem fortalece a coerência das tabelas de temporalidade e reduz práticas baseadas apenas em acúmulo ou descartes arbitrários.

Outro ponto relevante da ISO/TR 21946 é a ênfase na gestão de riscos. A norma reconhece que manter documentos além do necessário pode gerar riscos legais, operacionais e de proteção da informação, da mesma forma que eliminá-los de forma inadequada pode comprometer direitos, comprovações e a memória institucional. Assim, a avaliação documental passa a ser compreendida como um instrumento de equilíbrio entre valor, risco e custo.

Ao orientar a participação de diferentes áreas no processo de avaliação — como setores produtivos, jurídico, compliance e tecnologia da informação — a norma reforça o caráter transversal da gestão documental. A avaliação deixa de ser uma atividade restrita ao arquivo e se consolida como uma prática institucional, alinhada à governança da informação e à tomada de decisão organizacional.

Adotar a ISO/TR 21946 como referência contribui para que organizações desenvolvam instrumentos de avaliação mais robustos, transparentes e defensáveis, especialmente em ambientes marcados por auditorias, accountability e exigências regulatórias. Ela também prepara o terreno para a aplicação de outras normas, como aquelas voltadas a metadados, sistemas de gestão e preservação digital, garantindo coerência ao longo de todo o ciclo de vida documental.

A ISO/TR 21946 reforça, portanto, que avaliar documentos é mais do que definir prazos: é reconhecer o papel estratégico da informação registrada e assegurar que cada decisão sobre sua guarda ou eliminação seja técnica, contextualizada e responsável. Trata-se de um passo essencial no amadurecimento da gestão documental e na construção de ambientes informacionais confiáveis.

Este post dá continuidade à série sobre normas ISO aplicadas à gestão de documentos e prepara o leitor para o próximo tema, que abordará os princípios de metadados conforme a ISO 23081-1.