ISO 30302 — Diretrizes para Implementação do Sistema de Gestão para Documentos

A ISO 30302 integra a família de normas ISO 30300, dedicada aos Sistemas de Gestão para Documentos (SGD), e tem como principal objetivo oferecer diretrizes práticas para a implementação, operação e melhoria contínua desses sistemas nas organizações. Diferentemente da ISO 30301, que estabelece requisitos formais a serem atendidos, a ISO 30302 atua como uma norma de apoio, orientando como estruturar e colocar em funcionamento um SGD alinhado à estratégia institucional, aos princípios da gestão de documentos e às boas práticas de governança da informação.

A norma enfatiza que a implementação do Sistema de Gestão para Documentos deve considerar o contexto organizacional, incluindo fatores internos e externos, requisitos legais e regulatórios, necessidades das partes interessadas e objetivos estratégicos da instituição. Nesse sentido, o envolvimento da alta direção é apresentado como elemento central para garantir o patrocínio, a integração do SGD aos processos organizacionais e a efetiva incorporação da gestão de documentos à cultura institucional.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

A ISO 30302 também fornece orientações para o planejamento do sistema, abordando a definição de políticas documentais, objetivos, responsabilidades e critérios de controle. O planejamento do SGD deve estar articulado à identificação de riscos e oportunidades relacionados aos documentos e à informação, assegurando que os processos documentais contribuam para a tomada de decisão, a conformidade legal e a continuidade das atividades organizacionais.

Outro aspecto relevante da norma diz respeito aos recursos necessários para a implementação do SGD, incluindo a definição clara de papéis e responsabilidades, a alocação de recursos humanos, tecnológicos e financeiros, bem como o desenvolvimento de competências técnicas e arquivísticas. A conscientização dos envolvidos nos processos documentais é tratada como fator essencial para garantir que os documentos sejam produzidos, utilizados e mantidos de forma adequada ao longo de seu ciclo de vida.

No âmbito operacional, a ISO 30302 orienta a implementação de processos que assegurem que os documentos mantenham suas características essenciais de autenticidade, confiabilidade, integridade e usabilidade. A norma reforça a importância do controle da produção, organização, acesso, uso, preservação e destinação dos documentos, independentemente do suporte ou do ambiente tecnológico em que estejam inseridos.

A avaliação de desempenho e a melhoria contínua do Sistema de Gestão para Documentos também ocupam papel central nas diretrizes da ISO 30302. A norma orienta o estabelecimento de mecanismos de monitoramento, auditoria interna e análise crítica, permitindo que o SGD seja periodicamente avaliado, ajustado e aprimorado, de forma coerente com as mudanças organizacionais, tecnológicas e normativas.

Por fim, a ISO 30302 destaca a necessidade de integração do SGD com outras normas e sistemas de gestão, como a ISO 15489, a ISO 23081 e as próprias normas da família ISO 30300, além de sistemas relacionados à qualidade, segurança da informação, riscos e compliance. Essa integração reforça o papel da gestão de documentos como um sistema transversal, fundamental para a governança da informação e para a sustentabilidade organizacional.

No contexto da Arquivologia, a ISO 30302 contribui para o fortalecimento da atuação profissional ao posicionar a gestão de documentos como um componente estratégico da organização, ampliando a participação do arquivista em processos decisórios e em estruturas formais de governança. Ao orientar a implementação prática do Sistema de Gestão para Documentos, a norma consolida os documentos como ativos essenciais para a transparência, a eficiência, a memória institucional e a accountability.