O que é um documento de arquivo? - Parte 2

No primeiro texto desta série, falamos sobre duas características essenciais dos documentos arquivísticos: forma fixa e conteúdo estável. Neste segundo post, seguimos explorando o tema para compreender outros dois aspectos fundamentais — relação orgânica e contexto —, que garantem ao documento arquivístico seu sentido, autenticidade e vínculo com a atividade que o originou. Ambas são essenciais para que um documento não apenas exista, mas faça sentido dentro do conjunto documental ao qual pertence.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

Relação orgânica

A relação orgânica expressa o vínculo natural entre os documentos e as atividades que os geraram. Em outras palavras, um documento arquivístico não existe de forma isolada — ele está sempre relacionado a um processo, ação ou função específica da entidade produtora. Essa relação é o que diferencia os documentos de arquivo de outros tipos de documentos, como os bibliográficos ou museológicos, cuja organização segue critérios temáticos ou de coleção.

Por exemplo, uma ata de reunião está organicamente ligada à série de reuniões institucionais que ocorrem ao longo do tempo. Já um contrato de prestação de serviços pertence ao conjunto de documentos produzidos no âmbito da gestão administrativa de uma organização. Essa estrutura de interdependência é o que permite compreender as ações, decisões e rotinas da entidade produtora.

Nos ambientes digitais, a relação orgânica também deve ser preservada. Isso ocorre por meio de sistemas de gestão arquivística de documentos (SGDA), que mantêm o vínculo entre registros, processos e funções institucionais, mesmo quando os documentos são criados, tramitados e armazenados em plataformas diferentes. Nesse contexto, os metadados assumem papel central, pois descrevem e mantêm as conexões que garantem a autenticidade e a confiabilidade dos documentos ao longo do tempo.

Contexto

A característica contexto refere-se ao conjunto de circunstâncias que cercam a criação, o uso e a preservação dos documentos. Compreender o contexto significa entender quem produziu o documento, por que ele foi criado, quando, onde e em que condições. Essa informação é essencial para interpretar corretamente o significado e o valor arquivístico de cada registro.

O contexto é composto por cinco dimensões inter-relacionadas. O contexto jurídico administrativo diz respeito às leis, normas e regulamentos externos que orientam as atividades da instituição produtora de documentos. Já o contexto de proveniência refere-se à própria estrutura da entidade — seus organogramas, regimentos e regulamentos internos —, que identificam o produtor e situam o documento dentro de sua origem institucional.

O contexto de procedimentos abrange as normas internas que regulam a criação, tramitação, uso e arquivamento dos documentos, assegurando que cada registro siga fluxos e práticas padronizadas. O contexto documental, por sua vez, corresponde aos instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence — como códigos de classificação, guias e índices —, permitindo reconhecer suas relações com outros documentos do mesmo fundo.

Por fim, o contexto tecnológico envolve o ambiente técnico e digital em que o documento é criado e mantido, incluindo o hardware, o software e os padrões utilizados. Nos documentos digitais, essa dimensão assume papel determinante, pois é ela que garante a legibilidade, a integridade e a possibilidade de acesso e autenticação ao longo do tempo.

O projeto InterPARES destaca que a preservação desses contextos é fundamental para assegurar a autenticidade dos documentos digitais. Sem a compreensão e o registro dessas circunstâncias, o documento pode perder sua capacidade de representar fielmente o ato, fato ou decisão que lhe deu origem, comprometendo seu valor arquivístico.

A relação orgânica e o contexto são as características que dão sentido e legitimidade aos documentos arquivísticos. Elas revelam as conexões entre os registros e as funções que os originaram, permitindo compreender como cada documento se insere no conjunto maior das atividades institucionais.

No próximo post da série, vamos abordar as duas últimas características fundamentais: ação e participação dos agentes de produção — completando o conjunto que define o que torna um documento verdadeiramente arquivístico.