ISO 23081-1: princípios de metadados para documentos confiáveis

A gestão de documentos não se sustenta apenas pela existência de políticas, planos de classificação ou tabelas de temporalidade. Para que documentos sejam compreendidos, recuperados e preservados ao longo do tempo, é essencial que estejam contextualizados por informações que expliquem quem os produziu, em que circunstâncias, para qual finalidade e sob quais controles. É nesse ponto que a ISO 23081-1 se torna fundamental.

A ISO 23081-1 estabelece os princípios para criação e uso de metadados aplicados a documentos de arquivo, atuando como complemento direto à ISO 15489-1. Enquanto esta define os fundamentos da gestão documental, a ISO 23081-1 aprofunda o papel dos metadados como elemento estruturante da confiabilidade, da autenticidade e da usabilidade dos documentos, especialmente em ambientes digitais.

Fonte: Imagem gerada no Leonardo IA

A norma parte do entendimento de que metadados não são apenas descrições técnicas ou campos informacionais isolados. Eles são registros que capturam o contexto de produção, gestão e uso dos documentos, permitindo que essas informações continuem compreensíveis mesmo quando os sistemas mudam, as tecnologias se tornam obsoletas ou os responsáveis originais já não estão na organização. Assim, os metadados assumem papel central na manutenção da evidência arquivística.

Um dos princípios mais relevantes apresentados pela ISO 23081-1 é que os metadados devem acompanhar os documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a criação até a destinação final. Isso significa que decisões sobre quais metadados são necessários não devem ser tomadas apenas na fase de arquivamento, mas integradas aos processos de negócio, aos sistemas de informação e à governança institucional. Metadados eficazes são aqueles incorporados desde o início.

A norma também reforça que os metadados precisam ser definidos de forma coerente com os requisitos legais, regulatórios, administrativos e arquivísticos de cada organização. Não existe um conjunto universal e fechado de elementos obrigatórios: há, sim, princípios que orientam a identificação do que é essencial para comprovar ações, garantir responsabilidade, permitir auditorias e sustentar decisões. Essa abordagem evita modelos engessados e favorece soluções alinhadas à realidade institucional.

Outro aspecto central da ISO 23081-1 é a relação direta entre metadados e sistemas. A norma deixa claro que sistemas de gestão documental, sistemas corporativos e plataformas digitais só são capazes de apoiar a governança da informação se forem projetados para capturar, manter e preservar metadados de forma estruturada e confiável. Sem isso, documentos podem até existir, mas perdem seu valor probatório e sua capacidade de servir como evidência.

Ao adotar a ISO 23081-1, organizações fortalecem não apenas a recuperação da informação, mas também a integridade dos documentos, a transparência institucional e a sustentabilidade da gestão documental no longo prazo. A norma oferece uma base conceitual robusta para lidar com ambientes híbridos, nos quais documentos circulam entre sistemas, formatos e suportes distintos.

A ISO 23081-1 demonstra, portanto, que metadados não são um detalhe técnico, mas um componente estratégico da gestão de documentos. São eles que asseguram que os registros permaneçam compreensíveis, confiáveis e utilizáveis ao longo do tempo, mesmo diante de mudanças organizacionais e tecnológicas. Sem metadados bem definidos, não há gestão documental madura — apenas acúmulo de informações desconectadas.

Este post dá continuidade à série sobre normas ISO aplicadas à gestão de documentos e prepara o leitor para o próximo tema, que abordará a ISO 23081-2, voltada à implementação prática de metadados em sistemas e processos organizacionais.