ISO 14721 (OAIS) — Modelo de Referência para Preservação Digital

A preservação digital é um dos maiores desafios enfrentados por organizações que produzem, mantêm e dependem de documentos digitais para sustentar suas atividades, decisões e responsabilidades legais. Nesse contexto, a ISO 14721, conhecida como OAIS — Open Archival Information System, estabelece um modelo de referência fundamental para compreender, planejar e estruturar ambientes confiáveis de preservação digital a longo prazo.

Diferentemente de normas prescritivas, a ISO 14721 não define tecnologias específicas, softwares ou arquiteturas obrigatórias. Seu papel é oferecer uma estrutura conceitual comum, capaz de orientar instituições na criação e avaliação de repositórios digitais voltados à preservação de informações arquivísticas e outros objetos digitais ao longo do tempo, independentemente das mudanças tecnológicas.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

O modelo OAIS parte do princípio de que preservar não é apenas armazenar dados, mas garantir que a informação permaneça acessível, compreensível, autêntica e utilizável por uma comunidade designada, mesmo décadas após sua produção. Para isso, a norma define claramente os elementos envolvidos no ecossistema da preservação digital, incluindo produtores, consumidores, gestores e os próprios sistemas responsáveis por custodiar os objetos digitais.

Um dos grandes aportes da ISO 14721 é a definição dos pacotes de informação, que estruturam a forma como os documentos e seus metadados circulam no ambiente de preservação. O modelo distingue o pacote submetido ao repositório, o pacote armazenado e o pacote disseminado ao usuário, reforçando a importância de metadados de preservação que documentem contexto, proveniência, estrutura e requisitos técnicos necessários para o acesso futuro. Essa abordagem evidencia que a preservação é um processo contínuo, que acompanha todo o ciclo de vida do objeto digital dentro do repositório.

A norma também descreve as funções essenciais de um sistema OAIS, como ingestão, armazenamento arquivístico, gerenciamento de dados, planejamento da preservação, administração e acesso. Essas funções atuam de forma integrada para assegurar controle, rastreabilidade e capacidade de adaptação frente a riscos tecnológicos, obsolescência de formatos e mudanças nos ambientes computacionais. Ao explicitar essas funções, a ISO 14721 fornece uma base sólida para análise, auditoria e comparação entre diferentes iniciativas de preservação digital.

No contexto da gestão documental e da governança da informação, a ISO 14721 dialoga diretamente com normas como a ISO 15489 e a família ISO 30300, ao reforçar que documentos digitais precisam ser geridos desde a sua criação com vistas à preservação. A ausência de políticas, metadados adequados e requisitos claros compromete não apenas a preservação futura, mas também a confiabilidade dos documentos como evidência das atividades institucionais.

Adotar o modelo OAIS como referência permite que organizações públicas e privadas desenvolvam repositórios digitais mais maduros, transparentes e alinhados a boas práticas internacionais. Mais do que um modelo técnico, a ISO 14721 representa uma mudança de mentalidade: preservação digital deixa de ser uma ação pontual e passa a ser entendida como um compromisso contínuo com a memória, a responsabilidade institucional e o acesso à informação no longo prazo.

Dentro desta série sobre normas ISO aplicadas à gestão de documentos, a ISO 14721 marca o início da abordagem mais aprofundada sobre preservação digital confiável, preparando o terreno para normas complementares que tratam de repositórios confiáveis, avaliação e certificação. Compreendê-la é essencial para qualquer organização que deseje garantir que seus documentos digitais atravessem o tempo com integridade, significado e valor probatório preservados.