ISO 30300 — Sistemas de Gestão de Documentos: Fundamentos para a Governança da Informação

A ISO 30300 marca um avanço significativo na forma como a gestão de documentos é compreendida dentro das organizações. Diferentemente das normas anteriores da série, que tratam de princípios arquivísticos, metadados e processos documentais, a ISO 30300 introduz a lógica dos sistemas de gestão, aproximando a gestão de documentos das práticas consolidadas de governança organizacional.

Essa norma estabelece os fundamentos, conceitos e vocabulário aplicáveis aos Sistemas de Gestão de Documentos (Management Systems for Records – MSR), criando uma base comum para que organizações planejem, implementem e integrem a gestão documental às suas estratégias institucionais. Não se trata apenas de organizar documentos, mas de alinhar políticas, processos e responsabilidades à tomada de decisão e ao desempenho organizacional.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

A ISO 30300 parte do reconhecimento de que documentos são evidências das atividades e decisões de uma organização. Quando geridos de forma sistemática e integrada, eles sustentam a transparência, a conformidade legal, a eficiência operacional e a preservação da memória institucional. Por isso, a norma reforça que a gestão de documentos deve estar diretamente conectada à missão, aos objetivos e ao contexto estratégico da organização.

Um dos principais diferenciais da ISO 30300 é seu alinhamento com outras normas de sistemas de gestão, como a ISO 9001 (Qualidade) e a ISO 27001 (Segurança da Informação). Essa compatibilidade facilita a integração da gestão documental a estruturas já existentes, permitindo que documentos sejam tratados como ativos estratégicos dentro de um modelo de governança mais amplo.

A norma também enfatiza a importância da liderança e do comprometimento da alta direção. A gestão de documentos deixa de ser vista como uma atividade operacional ou restrita a áreas técnicas e passa a ser reconhecida como responsabilidade institucional, com impactos diretos sobre riscos, compliance, auditorias e credibilidade organizacional.

Ao definir conceitos e terminologias, a ISO 30300 contribui para reduzir ambiguidades e alinhar a comunicação entre diferentes áreas — Arquivologia, Tecnologia da Informação, Jurídico, Compliance e Gestão. Essa linguagem comum é essencial para a construção de sistemas coerentes, auditáveis e sustentáveis ao longo do tempo.

A adoção da ISO 30300 prepara o terreno para normas mais prescritivas da série, como a ISO 30301, que estabelece requisitos para implementação e certificação de sistemas de gestão de documentos. Assim, ela funciona como um elo entre os fundamentos arquivísticos clássicos e a lógica contemporânea de governança da informação.

Mais do que uma norma conceitual, a ISO 30300 representa uma mudança de perspectiva: documentos deixam de ser apenas registros do passado e passam a ser instrumentos ativos de gestão, controle e decisão. Com isso, a organização fortalece sua maturidade documental e cria bases sólidas para uma governança da informação eficaz, integrada e alinhada às melhores práticas internacionais.