Normas ISO e a Gestão de Documentos: o alicerce da informação confiável

Em um mundo onde a informação é um ativo estratégico, a forma como os documentos são geridos define a eficiência e a credibilidade de uma organização. Nesse contexto, as normas internacionais da família ISO voltadas à gestão de documentos e sistemas de gestão da informação assumem um papel fundamental.

Elas não são apenas instrumentos técnicos — são guias de boas práticas, capazes de transformar a relação das instituições com seus registros e evidências de atividades. Entre as mais relevantes estão a NBR ISO 15489, a ISO 30300, a ISO 30301 e a ISO 30302.

Fonte: Gerado por Inteligencia Artificial Wix

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Entendendo cada uma das normas

🔹 NBR ISO 15489 – Gestão de Documentos Publicada pela primeira vez em 2001 e revisada em 2016, essa norma é considerada a base conceitual da gestão documental. Ela define princípios, responsabilidades e processos necessários para garantir que os documentos sejam autênticos, íntegros, confiáveis e utilizáveis ao longo de seu ciclo de vida. É nela que se encontram os fundamentos sobre criação, captura, classificação, acesso, armazenamento e destinação final de documentos — tanto físicos quanto digitais.

🔹 ISO 30300 – Sistemas de Gestão para Documentos Essa norma estabelece a estrutura conceitual da série 30300, apresentando os termos, definições e princípios que orientam a implementação de sistemas de gestão de documentos. Ela funciona como um mapa que ajuda as organizações a compreenderem como integrar a gestão documental à governança corporativa e à gestão da qualidade.

🔹 ISO 30301 – Requisitos para Sistemas de Gestão de Documentos A 30301 é o coração operacional da série .Ela apresenta os requisitos necessários para a implementação, manutenção e melhoria contínua de um sistema de gestão documental. Seu propósito é alinhar as práticas de documentação aos objetivos estratégicos da organização, promovendo eficiência, transparência e conformidade normativa.

🔹 ISO 30302 – Diretrizes para Implementação Enquanto a 30301 define o que deve ser feito, a 30302 orienta como fazer. Ela oferece diretrizes práticas para implantar um sistema de gestão de documentos conforme a 30301, abordando desde o planejamento até a avaliação de desempenho e a melhoria contínua.

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Mais do que normas: uma mudança de cultura organizacional

Aplicar essas normas vai além de cumprir requisitos formais. Elas promovem uma mudança cultural, pois incentivam as organizações a enxergar os documentos não como simples registros, mas como ativos estratégicos de valor duradouro.

Implementar a 15489 e a série 30300 significa adotar uma postura de governança, responsabilidade e sustentabilidade informacional, fortalecendo a tomada de decisão, a transparência e a preservação da memória institucional.

Como arquivista, pude perceber que compreender e aplicar esses referenciais técnicos é também um ato de valorização do profissional arquivista e da área da gestão da informação. Eles oferecem o respaldo necessário para que o trabalho arquivístico se torne mensurável, reconhecido e integrado à estrutura administrativa.

As normas ISO são ferramentas estratégicas que orientam a criação ou o aprimoramento de políticas e procedimentos de gestão documental. Elas permitem diagnosticar lacunas, propor soluções e implementar sistemas de gestão alinhados às necessidades institucionais.

Cada organização tem sua realidade, e o papel dos arquivistas é traduzir essas normas em práticas aplicáveis, adequadas ao contexto, porte e maturidade de gestão. Assim, as normas deixam de ser documentos teóricos e passam a guiar transformações reais, promovendo eficiência, transparência e segurança da informação.

A adesão às normas ISO não é um fim em si mesma — é um caminho para aperfeiçoar processos, fortalecer a governança e consolidar a confiança na informação. Elas nos lembram que a gestão de documentos é, acima de tudo, uma prática de responsabilidade institucional e compromisso com o futuro.