ISO 23081-2 — Modelos de Metadados para Documentos Arquivísticos: Estruturando a Informação com Precisão

A ISO 23081-2 aprofunda a abordagem iniciada pela ISO 23081-1 ao apresentar modelos conceituais que orientam a estruturação, organização e aplicação dos metadados arquivísticos. Se na primeira parte da série entendemos por que metadados são essenciais para garantir autenticidade, confiabilidade e contexto, agora avançamos para compreender como esses metadados podem ser organizados de maneira lógica, sustentável e interoperável.

Trata-se de uma norma fundamental para instituições que buscam padronizar seus sistemas, estabelecer requisitos consistentes e criar ambientes informacionais capazes de manter documentos compreensíveis e utilizáveis ao longo do tempo. Na prática, ela funciona como um mapa conceitual que apoia o desenvolvimento de sistemas de gestão documental mais maduros, coesos e integrados.

Fonte: Imagem gerada no Leonardo AI e Chat GPT

A ISO 23081-2 apresenta modelos que permitem identificar elementos, relacionamentos e atributos necessários para descrever documentos e seus contextos. Esses modelos não são um “manual de software”, mas sim uma estrutura de referência para orientar decisões estratégicas sobre requisitos de sistemas, interoperabilidade entre plataformas e definição de metadados arquivísticos obrigatórios e opcionais. Essa clareza é essencial para que diferentes equipes — TI, Arquivologia, Jurídico, Compliance e Governança — trabalhem com a mesma compreensão do que precisa ser implementado.

Ao propor uma visão modular, a norma facilita a construção de modelos adaptáveis, capazes de atender diferentes tipos documentais, fluxos de trabalho e níveis de complexidade institucional. É possível, por exemplo, definir conjuntos mínimos de metadados para documentos de rotina e conjuntos mais robustos para documentos críticos, regulatórios ou de alto valor probatório.

Outro ponto forte da ISO 23081-2 é sua preocupação com o ciclo de vida da informação. A norma destaca que os metadados não são estáticos: evoluem conforme o documento passa por criação, captura, classificação, tramitação, arquivamento e destinação. Isso orienta organizações a planejarem sistemas que registrem automaticamente essas mudanças, criando trilhas de auditoria confiáveis e fortalecendo os controles internos.

Além disso, os modelos propostos facilitam a interoperabilidade — uma necessidade crescente em ambientes digitais complexos, onde documentos circulam entre sistemas, setores e níveis organizacionais. Com metadados bem estruturados, torna-se possível integrar sistemas, evitar retrabalhos, manter o contexto original dos documentos e garantir que informações sejam interpretadas corretamente em diferentes plataformas.

A adoção da ISO 23081-2 melhora não apenas a organização interna, mas também a capacidade de cumprir exigências legais, normativas e regulatórias de forma mais transparente. Em auditorias e processos de certificação, modelos de metadados claramente definidos ajudam a demonstrar a integridade dos registros e a rastreabilidade das ações realizadas sobre eles.

Essa norma é, portanto, uma peça estratégica para qualquer instituição que deseja alcançar maturidade informacional. Ela traduz conceitos arquivísticos em uma linguagem que dialoga com a realidade dos sistemas, oferecendo uma base sólida para desenvolvimento, avaliação e aprimoramento de soluções tecnológicas voltadas à gestão de documentos.

A ISO 23081-2 é o elo que aproxima teoria e prática, transformando princípios em modelos aplicáveis, adaptáveis e conectados às demandas contemporâneas da gestão documental. Ao adotá-la, organizações constroem um caminho mais seguro rumo à qualidade, interoperabilidade e confiabilidade da informação.