ISO 15489-1: o fundamento indispensável da gestão de documentos

A Norma ISO 15489-1 — Fundamentos da Gestão de Documentos, é reconhecida mundialmente como a base para qualquer sistema de gestão de documentos. Publicada pela International Organization for Standardization (ISO), ela orienta organizações públicas e privadas na criação de práticas capazes de garantir que documentos sejam produzidos, mantidos, acessados e preservados de forma confiável — em qualquer suporte, físico ou digital. É, portanto, um dos pilares centrais para quem deseja alcançar maturidade informacional e construir processos que sustentem decisões seguras.

Publicada inicialmente em 2001 e atualizada em 2016 (normatizada no Brasil como NBR ISO 15489-1:2018), a norma apresenta um conjunto claro de fundamentos que estruturam a gestão de documentos. Entre eles estão:

• os conceitos essenciais da gestão documental;

• os princípios que garantem documentos fidedignos;

• os elementos necessários para organizar e controlar documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida;

• a base conceitual para programas de gestão, políticas institucionais e sistemas de gestão documental.

Diferentemente de normas técnicas que detalham procedimentos, a ISO 15489-1 define o que precisa existir para que os documentos sejam tratados como ativos estratégicos.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

A relevância da norma está justamente em sua capacidade de oferecer um entendimento estruturado do que é documento de arquivo e do papel que ele desempenha na dinâmica institucional. Ela reforça que documentos são evidências das atividades, e que sua gestão precisa ser planejada com intencionalidade para que cumpram plenamente sua função probatória, administrativa e histórica. Não se trata apenas de guardar informações, mas de criar condições para que elas permaneçam autênticas, íntegras, utilizáveis e confiáveis ao longo do tempo.

A norma também organiza a gestão de documentos a partir de processos contínuos que se complementam e sustentam o ciclo de vida documental, tais como:

• criação ou recebimento;

• classificação;

• descrição e captura;

• armazenamento;

• acesso;

• destinação (eliminação ou guarda permanente).

Esses processos não são isolados: atuam em conjunto para garantir segurança, eficiência e preservação da memória institucional.

Ao orientar a elaboração de políticas de gestão documental, a ISO 15489-1 reforça a necessidade de uma abordagem integrada, em que os documentos são geridos desde a sua criação até a destinação final. Isso inclui definir responsabilidades, estabelecer requisitos para sistemas, avaliar riscos e implementar procedimentos que assegurem que cada documento seja tratado dentro do seu contexto de produção. Essa visão orgânica é essencial para que organizações não apenas atendam exigências legais e normativas, mas também consigam otimizar processos e fortalecer sua governança da informação.

Outro ponto central da norma é a importância de identificar requisitos arquivísticos específicos de cada organização, considerando características, processos e necessidades particulares. Essa personalização faz com que a gestão de documentos deixe de ser uma atividade meramente operacional e passe a atuar de forma estratégica, contribuindo diretamente para a eficiência e tomada de decisão. O resultado é um ambiente informacional mais transparente, confiável e capaz de sustentar auditorias, certificações e práticas de compliance.

Ao adotar a ISO 15489-1 como referência, empresas e instituições dão o primeiro passo em direção a um modelo sólido de gestão documental. É a partir dela que outras normas da família ISO — como aquelas voltadas para metadados, requisitos funcionais, digitalização e sistemas de gestão — podem ser compreendidas e integradas. Por isso, entendê-la profundamente é fundamental para qualquer organização que deseja tratar a informação como um ativo estratégico e alcançar padrões elevados de qualidade, segurança e confiabilidade.

A ISO 15489-1 não é apenas uma norma: é a fundação conceitual para qualquer organização que deseja tratar seus documentos com profissionalismo, segurança e valor estratégico. Ela estabelece uma linguagem comum, fortalecendo a governança da informação e permitindo a construção de programas consistentes e eficientes.

Este é o primeiro passo para uma jornada mais ampla rumo à maturidade documental — e você está convidado(a) a seguir comigo nessa série de postagens.