O que é um documento de arquivo? Parte 3

Para concluir esta série sobre as características do documento arquivístico, chegamos à participação dos agentes de produção — uma dimensão essencial para compreender como um documento se materializa e por que ele pode ser reconhecido como evidência de uma ação institucional. Nas partes anteriores, vimos que o documento possui forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica e contexto. Agora, fechamos o ciclo voltando o olhar para as pessoas envolvidas no processo de criação do documento e para o papel que cada uma delas desempenha na constituição de sua autenticidade e de seu vínculo com a atividade que representa.

Fonte: Imagem gerada no Canva por IA

Rondinelli (2013) lembra que essa característica se define pela presença de pelo menos três, entre cinco possíveis agentes, que participam do processo de produção do documento e compõem seus elementos intrínsecos. Essa ideia reforça que um documento arquivístico não nasce de forma automática ou aleatória: ele é produzido porque uma pessoa, investida de autoridade e responsabilidade, pratica uma ação e precisa registrá-la. Assim, a participação dos agentes funciona como um conjunto de marcas intelectuais, que revelam quem realizou o ato, quem o registrou, para quem se destinava, de onde partiu e a que fundo pertence.

O primeiro desses agentes é o autor, definido por Duranti e Preston (2008) como a pessoa física ou jurídica que possui competência para emitir o documento ou em cujo nome ele foi produzido. O autor é aquele que pratica a ação que dá origem ao documento, seja assinando uma decisão, orientando um procedimento, aprovando uma demanda ou formalizando uma comunicação. Sua presença dá legitimidade ao conteúdo e estabelece a autoridade que fundamenta o registro.

Em seguida, encontramos o redator, que é quem articula o conteúdo em linguagem escrita. É a pessoa que transforma a ação realizada em texto, seguindo normas, padrões e expectativas institucionais. Mesmo quando o autor e o redator são a mesma pessoa, a literatura reconhece esses papéis como distintos, porque evidenciam a responsabilidade pela formulação intelectual do documento.

Outro agente fundamental é o destinatário, aquele a quem o documento se dirige ou para quem se destina sua mensagem. É o destinatário que recebe a informação, dá continuidade à atividade registrada, responde, aprova, executa ou simplesmente toma conhecimento do conteúdo. Sua presença estabelece o fluxo comunicacional e ajuda a situar o documento dentro de um processo administrativo ou funcional.

Entre esses agentes, também encontramos o originador, definido como a pessoa identificada no endereço — físico ou eletrônico — a partir do qual o documento é gerado, enviado, compilado ou mantido. Embora esse termo tenha ganhado destaque em ambientes digitais, sua aplicação também se estende ao universo analógico. Em documentos em papel, por exemplo, o originador pode ser reconhecido no cabeçalho timbrado, no número do ramal, no carimbo de setor, na mesa de onde o documento foi expedido ou no local físico responsável por sua compilação. Em ambos os ambientes, analógico ou digital, o originador indica o ponto de partida do documento e auxilia na identificação de sua procedência imediata, reforçando seu vínculo com a ação e com a estrutura institucional.

Por fim, temos o produtor, que é a entidade a cujo fundo ou arquivo o documento pertence. O produtor é, normalmente, o órgão, setor, empresa, família ou pessoa responsável pela atividade que originou o documento. É o produtor que confere identidade arquivística ao registro e que permite que ele seja inserido em um conjunto documental coerente, orgânico e funcional.

Esses agentes, atuando em conjunto, revelam a estrutura intelectual que sustenta o documento arquivístico. A identificação clara de cada um deles não apenas indica quem participou do ato registrado, mas também ajuda a compreender as funções, responsabilidades e relações hierárquicas presentes na organização. Mais do que isso, a participação dos agentes reforça a autenticidade do documento, pois permite verificar se ele foi produzido por quem deveria, no momento adequado e no curso natural das atividades institucionais.

Assim como acontece com as demais características já exploradas, essa perspectiva demonstra que o documento arquivístico é sempre o resultado de uma ação humana situada em um contexto específico. Ele não existe por si só: é criado porque alguém teve uma necessidade administrativa, comunicacional, jurídica ou operacional. Por isso, reconhecer a participação dos agentes de produção é fundamental para compreender o papel do documento como testemunho das práticas institucionais, tanto em ambientes analógicos quanto digitais.

Ao encerrar esta série, reforçamos a ideia de que cada documento arquivístico é muito mais que um conjunto de informações. Ele é uma evidência material e intelectual da ação humana, carregando consigo marcas de autoria, responsabilidade e pertencimento. Compreender seus agentes de produção é compreender sua origem e garantir que, ao longo do tempo, ele permaneça inteligível, confiável e representativo das atividades que lhe deram forma.