ISO 23081-3: Avaliação de Conjuntos de Metadados

A ISO 23081-3 é uma norma essencial para organizações que buscam maturidade na gestão de documentos, pois apresenta diretrizes claras para avaliar conjuntos de metadados utilizados na descrição, controle e uso de documentos arquivísticos. Ela não trata apenas da criação de metadados, mas da capacidade de verificar se eles realmente cumprem sua função dentro dos sistemas e processos institucionais. Em outras palavras, a norma ajuda organizações a entender se as estruturas de metadados que utilizam são eficazes, coerentes e adequadas ao contexto documental.

Fonte: Imagem gerada no Chat GPT

Ao abordar a avaliação de metadados, a ISO 23081-3 reforça que a simples existência de informações descritivas não garante a confiabilidade documental. É necessário analisar se os metadados são suficientes, completos, consistentes, atualizados e compatíveis com o ciclo de vida dos documentos. A norma orienta, portanto, uma análise crítica que vai além da verificação técnica: trata-se de compreender como os metadados sustentam a autenticidade, integridade, acessibilidade e usabilidade da informação ao longo do tempo.

A avaliação proposta pela ISO 23081-3 considera diversos aspectos, como a aderência aos requisitos legais, a capacidade de apoiar auditorias, a compatibilidade com sistemas corporativos e a funcionalidade dos metadados diante das atividades institucionais. Ela incentiva a identificação de lacunas, redundâncias e fragilidades que possam comprometer o valor documental — especialmente em ambientes digitais, onde metadados são fundamentais para preservar contexto e significado.

Outro ponto importante da norma é o entendimento de que não existe um único modelo universal de metadados aplicável a todas as instituições. Cada organização possui processos, riscos e necessidades próprias, e a avaliação deve considerar essa singularidade. A ISO 23081-3 fornece um caminho estruturado para adaptar modelos de metadados ao contexto específico, garantindo que eles sejam realmente úteis para a gestão, preservação e recuperação dos documentos.

A adoção dessa norma fortalece a governança da informação, melhora a qualidade dos repositórios digitais e prepara a instituição para avanços em interoperabilidade, integração sistêmica e análise documental mais precisa. Além disso, cria condições para que metadados sejam tratados como elementos estratégicos, e não apenas como campos preenchidos automaticamente.

A ISO 23081-3 é, portanto, uma norma que amplia a maturidade arquivística ao incluir a avaliação como parte essencial da gestão de metadados. Ela convida organizações a olhar para suas estruturas informacionais com rigor, método e visão de futuro, garantindo que documentos — digitais ou não — permaneçam confiáveis e contextualizados ao longo do tempo.