ISO 26122 — Avaliação de Processos de Registros: Identificando Evidências nas Atividades

A ISO 26122 ocupa um lugar singular no conjunto de normas ISO aplicadas à gestão de documentos e à governança da informação. Diferentemente de normas que partem diretamente do documento, essa norma desloca o olhar para os processos de trabalho, reconhecendo que é neles que os registros nascem, circulam e adquirem valor como evidência das atividades organizacionais.

Seu objetivo central é orientar a análise sistemática dos processos para identificar quais registros são produzidos, em que momento, por quem, com que finalidade e sob quais requisitos de controle. Ao fazer isso, a ISO 26122 oferece uma base metodológica sólida para compreender a relação entre atividades, decisões e documentos, reforçando o papel dos registros como provas das ações institucionais.

Fonte:  imagem gerada por inteligência artificial (ChatGPT)

A norma parte do princípio de que documentos não existem de forma isolada. Eles são resultado direto de funções, atividades e tarefas desempenhadas no cotidiano das organizações. Quando os processos não são compreendidos, mapeados ou analisados adequadamente, a gestão documental tende a se tornar fragmentada, reativa e pouco confiável. A ISO 26122 surge justamente para enfrentar esse problema, propondo uma abordagem estruturada que conecta processos organizacionais à produção documental.

Ao orientar a avaliação de processos, a norma permite identificar pontos críticos, riscos informacionais, lacunas documentais e excessos de registros que não agregam valor. Essa análise contribui para decisões mais qualificadas sobre classificação, temporalidade, requisitos de metadados, controles de acesso e destinação dos documentos. Trata-se de um movimento que fortalece tanto a eficiência operacional quanto a função probatória dos registros.

No contexto da governança da informação, a ISO 26122 reforça que a confiabilidade dos documentos depende da clareza dos processos que lhes dão origem. Sem essa clareza, torna-se difícil garantir autenticidade, integridade e rastreabilidade. A norma, portanto, dialoga diretamente com a ISO 15489, com a família ISO 23081 (metadados) e com os sistemas de gestão para documentos da série ISO 30300, funcionando como um elo entre gestão, processos e evidência.

Para a Arquivologia, a ISO 26122 representa um avanço metodológico importante ao oferecer instrumentos para que o arquivista atue de forma mais analítica e estratégica. A avaliação de processos amplia o campo de atuação profissional, permitindo intervir antes da produção documental, influenciando a forma como os registros são gerados e controlados desde a origem. Essa abordagem fortalece a prevenção de falhas, a mitigação de riscos e a construção de sistemas documentais mais consistentes.

Em ambientes cada vez mais complexos, digitais e automatizados, compreender os processos é essencial para identificar registros confiáveis e sustentáveis ao longo do tempo. A ISO 26122 contribui para esse entendimento ao oferecer uma lente analítica que antecede a organização dos documentos e prepara o terreno para práticas mais maduras de gestão documental, auditoria, compliance e tomada de decisão.

Dentro desta série, a ISO 26122 cumpre um papel fundamental ao preparar o leitor para uma mudança de postura: sair do olhar exclusivamente normativo e passar para uma análise crítica da informação em uso. É a partir dessa leitura dos processos que se torna possível avançar para abordagens mais profundas, capazes de revelar falhas, inconsistências e riscos informacionais — exatamente o tipo de reflexão que será aprofundado na Autópsia da Informação.